10-MINUTEN BÜRO-ENGPASS-CHECK
Ein Prozess. Fünf Fälle. Eine klare nächste Entscheidung.
1 · Den Ablauf festlegen
2 · Fünf reale Fälle ohne Personendaten beobachten
Nur Minuten: Bearbeitung = aktive Arbeit; Warten = Leerlauf/Übergabe; Nacharbeit = Fehlerkorrektur. Zeiten nicht doppelt zählen.
| Fall | Bearbeitung | Warten | Nacharbeit | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 |
Summe Arbeit: — · Warten: — · Nacharbeit: —
3 · Engpass und Gegenmaßnahme auswählen
4 · Vorher/Nachher-Prüfung festlegen
Nächste Woche fünf vergleichbare Fälle erneut erfassen. Nur gemessene Differenzen berichten.
Beispiel und nächste Entscheidung
Fiktive Zahlen – keine echten Kundendaten.
5 · Beispiel: Kundenanfragen im kleinen Büro
| Fall | Bearbeitung | Warten | Nacharbeit | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 | 30 | 5 | 50 |
| 2 | 12 | 20 | 0 | 32 |
| 3 | 18 | 40 | 10 | 68 |
| 4 | 12 | 25 | 3 | 40 |
| 5 | 13 | 15 | 2 | 30 |
Warteanteil der erfassten Gesamtzeit: 130 / 220 ≈ 59 %.
6 · Was lässt sich daraus ableiten?
Der größte beobachtete Engpass ist in diesem rein fiktiven Beispiel die Wartezeit. Vor einer KI-Anschaffung könnte das Team zunächst klare Zuständigkeiten und feste Übergabezeiten testen. Danach werden erneut fünf Fälle gemessen.
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